اجعل الطلب مكتملاً
اتفق على المعلومات اللازمة لتقييم الطلب ومسؤوله ومسار استكمال البيانات الناقصة.
المؤسسات والمنظمات
امنح الطلبات والموافقات والسجلات مساراً واضحاً.
للمؤسسات التي تراجع الطلبات الداخلية والمشتريات والأصول وإجراءات الخدمة. ابدأ بالأشخاص المسؤولين عن السجلات والقرارات.
ناقش مشروعكصمم حول القرارات التشغيلية
حدد سلطة القرار
وثّق الأدوار وحدود الموافقة والتفويض وما يحدث عند غياب صاحب الاعتماد.
حافظ على قابلية استخدام السجلات
حدد بنية متفقاً عليها للمستندات والأصول وحدود الوصول والمعلومات اللازمة للتقارير التشغيلية.
تحقق من البيانات قبل الأتمتة
حدد المصدر المعتمد لكل سجل مهم وعالج التعريفات المتعارضة. افصل السجل التاريخي اللازم للتشغيل اليومي عن الأرشيف الذي يمكن أن يبقى خارج الإصدار الأول. واتفق على من ينظف المعلومات ويعتمدها ويصونها.
ارسم بوضوح أي ربط مع الموقع أو النظام المالي أو الدفع أو نظام متخصص. تحتاج الواجهة إلى مسؤول وآلية لمعالجة فشل النقل ومصدر معتمد عند اختلاف النظامين. ذكر اسم تطبيق لا يعني وجود تكامل جاهز مناسب للإجراء.
اختبر الاستثناءات الفعلية
- يصل الطلب إلى المسؤول الصحيح وتظهر حالته الحالية.
- تؤكد اختبارات الوصول بقاء السجلات المقيدة ضمن صلاحياتها.
- يحتفظ الطلب المكتمل بالموافقات والأدلة التي تتطلبها المؤسسة.
حدد حدود المرحلة الأولى
اختر إجراءً مكتملاً يستطيع مسؤول من فريق العمل قبوله. وثّق الأدوار والتقارير المطلوبة والاعتماديات وتجهيز البيانات والانتقال من الإجراء الحالي. ينبغي التحقق من المتطلبات المحاسبية أو السجلية المحلية وفق الكيان الفعلي وإصدار البرنامج المختار.
ما الذي تجهزه
جهّز نموذج طلب وسياسة اعتماده وتقريراً نموذجياً. تتطلب سجلات الطلاب أو السجلات السريرية أو غيرها من السجلات المنظمة تحديد متطلبات ومراجعة خصوصية مستقلة؛ وينبغي أن يعكس النطاق هذه الاحتياجات المتخصصة.
أسئلة قبل بدء المشروع
هل يجب استبدال كل الأنظمة الحالية؟
لا. حدد أولاً الأنظمة التي تؤدي دورها جيداً ونقاط التسليم التي تتعطل. قد يحسن المشروع إجراءً أو يربط أنظمة أو يستبدل أداة محددة، وينبغي أن يشرح العرض سبب الاختيار.
هل يمكن أن يشمل المشروع الموقع الإلكتروني؟
يمكن مناقشة موقع ثنائي اللغة أو مسار استفسار أو بوابة عندما يكون ذلك مناسباً. حدد المحتوى وتبادل البيانات والصلاحيات ومسؤولية التحرير المستمر ضمن النطاق.
خدمات ذات صلة
المصادر وقراءات إضافية
خطوة تالية مفيدة
ابدأ بإجراء عمل واقعي.
يكفي نموذج مستند والأنظمة التي تستخدمها والقرار الذي تحتاج إلى اتخاذه لبدء حوار محدد.
تحدث مع لافا ↗